Sprawozdanie zarządu z działalności spółki to opisowe uzupełnienie sprawozdania finansowego. Powinno przedstawiać sytuację majątkową i finansową spółki, istotne zdarzenia, ryzyka oraz przewidywany rozwój. Podstawę prawną stanowi art. 49 ustawy o rachunkowości. Dokument sporządza się elektronicznie, podpisuje wymaganymi podpisami i składa do Repozytorium Dokumentów Finansowych, chyba że spółka korzysta z ustawowego zwolnienia.
Czym jest sprawozdanie z działalności?
Sprawozdanie z działalności nie jest częścią sprawozdania finansowego. To odrębny dokument, który wyjaśnia dane liczbowe i pokazuje, co wpłynęło na działalność spółki w zakończonym roku obrotowym. Powinien pomóc wspólnikom, kontrahentom i innym odbiorcom ocenić nie tylko wyniki, lecz także ryzyka oraz perspektywy przedsiębiorstwa.
Ustawa o rachunkowości nie określa jednego formularza ani sztywnego układu dokumentu. Zarząd samodzielnie porządkuje treść, ale musi uwzględnić minimum wynikające z art. 49 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zakres informacji powinien odpowiadać rzeczywistej sytuacji spółki, a nie ograniczać się do ogólnych zdań lub powielenia danych ze sprawozdania finansowego.
Co powinno zawierać sprawozdanie z działalności?
Dokument powinien obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej spółki, ocenę uzyskanych efektów, czynniki ryzyka oraz opis zagrożeń. W praktyce zakres ustawowy można przełożyć na następujące obszary:
| Wymagany element | Co opisać w praktyce? |
|---|---|
| Istotne zdarzenia | Zmiany, transakcje, inwestycje, restrukturyzacje i inne wydarzenia z roku obrotowego oraz okresu do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego, które wpłynęły lub mogą wpłynąć na działalność spółki. |
| Stan majątkowy i sytuacja finansowa | Najważniejsze zmiany w aktywach, zobowiązaniach, przychodach, kosztach, wyniku finansowym i płynności. Jeżeli opis odnosi się do kwot ze sprawozdania finansowego, należy wskazać te kwoty i je wyjaśnić. |
| Ocena efektów działalności | Przyczyny osiągniętych wyników, istotne odchylenia od poprzedniego okresu oraz czynniki, które wpłynęły na działalność operacyjną. |
| Ryzyka i zagrożenia | Najważniejsze ryzyka operacyjne, rynkowe, kredytowe i płynnościowe oraz możliwe skutki ich wystąpienia. W razie potrzeby należy opisać cele i metody zarządzania ryzykiem finansowym. |
| Przewidywany rozwój | Realne kierunki rozwoju, planowane działania, inwestycje, nowe produkty, rynki lub inne przedsięwzięcia istotne dla kolejnego okresu. |
| Badania i rozwój | Ważniejsze osiągnięcia w działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli spółka prowadzi takie działania. |
| Udziały własne | Przyczyny nabycia udziałów, liczbę i wartość udziałów nabytych lub zbytych oraz informacje o udziałach własnych pozostających w spółce. |
| Oddziały i zakłady | Informacje o posiadanych oddziałach lub zakładach, jeżeli spółka je prowadzi. |
| Wskaźniki i informacje niefinansowe | Kluczowe wskaźniki finansowe i niefinansowe, a także informacje pracownicze lub środowiskowe, jeśli są istotne dla oceny rozwoju, wyników i sytuacji spółki. |
Nie każdy punkt musi mieć taką samą objętość. Spółka bez oddziałów nie musi tworzyć rozbudowanego rozdziału na ten temat. Z kolei przy istotnym zadłużeniu, problemach z płynnością albo dużej zmianie modelu biznesowego lakoniczny opis może nie spełniać funkcji dokumentu.
Kiedy spółka może nie sporządzać sprawozdania?
Zwolnienie dotyczy jednostek mikro i małych w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Nie działa ono automatycznie tylko dlatego, że spółka spełnia kryteria wielkości. Konieczne jest spełnienie dodatkowych warunków:
- Spółka musi mieć status jednostki mikro albo małej zgodnie z ustawą o rachunkowości.
- Organ zatwierdzający, na przykład zgromadzenie wspólników, musi podjąć uchwałę o skorzystaniu z uproszczenia.
- W informacji dodatkowej albo właściwej informacji uzupełniającej trzeba ujawnić dane dotyczące nabycia udziałów własnych.
- Decyzja o niesporządzaniu sprawozdania powinna być jednoznacznie odnotowana w dokumentacji spółki.
Jednostka mikro lub mała może też sporządzić sprawozdanie w wersji uproszczonej. Zwolnienie z dokumentu nie oznacza zwolnienia z pozostałych obowiązków dotyczących sprawozdania finansowego. Przed zastosowaniem uproszczenia trzeba sprawdzić aktualny status jednostki i treść uchwały organu zatwierdzającego.
Jak podpisać i złożyć dokument?
Sprawozdanie z działalności podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców KRS sporządza się w postaci elektronicznej. Dokument należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Zwykły podpis odręczny na papierze nie zastępuje tej formy.
Wieloosobowy zarząd powinien dopilnować podpisów lub wymaganych oświadczeń wszystkich członków organu. Jeżeli członek zarządu nie może podpisać dokumentu elektronicznie, może złożyć oświadczenie, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy. Odmowa złożenia podpisu albo takiego oświadczenia wymaga pisemnego uzasadnienia. Oświadczenie lub uzasadnienie dołącza się do dokumentu składanego do RDF.
Procedura wygląda następująco:
- Sporządź sprawozdanie za ten sam rok obrotowy co sprawozdanie finansowe i podpisz je elektronicznie w wymaganej formie.
- Doprowadź do rozpatrzenia i zatwierdzenia dokumentów przez właściwy organ, co do zasady zgromadzenie wspólników.
- Złóż sprawozdanie z działalności wraz ze sprawozdaniem finansowym w Repozytorium Dokumentów Finansowych.
- Wykonaj zgłoszenie w terminie 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, dokument powinien być przygotowany w terminie pozwalającym na zamknięcie prac nad sprawozdawczością do końca marca. Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno zatwierdzić sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności w terminie sześciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Do RDF składa się także inne dokumenty wymagane w danej sytuacji, na przykład uchwałę zatwierdzającą oraz opinię biegłego rewidenta, jeżeli badanie było obowiązkowe.
Niesporządzenie dokumentu mimo obowiązku, sporządzenie go niezgodnie z przepisami albo podanie nierzetelnych danych może prowadzić do odpowiedzialności przewidzianej w ustawie o rachunkowości. Wątpliwości dotyczące odmowy podpisu, statusu jednostki lub nietypowych ryzyk warto skonsultować z księgowym albo prawnikiem.
Na co sprawdzić przed wysyłką?
Przed złożeniem dokumentów zarząd powinien przejść przez następującą listę kontrolną:
- Sprawdź, czy opis obejmuje wszystkie istotne elementy wymagane przez art. 49 ustawy o rachunkowości.
- Porównaj dane i wnioski ze sprawozdaniem finansowym, a przy powołaniu na konkretne kwoty dodaj ich wyjaśnienie.
- Zweryfikuj, czy opisano istotne zdarzenia, ryzyka, zagrożenia oraz przewidywany rozwój spółki.
- Upewnij się, że informacje o udziałach własnych, oddziałach, badaniach i rozwoju oraz wskaźnikach zostały ujęte albo uzasadniono ich brak.
- Sprawdź format elektroniczny, ważność podpisów i kompletność oświadczeń członków zarządu.
- Potwierdź podjęcie uchwały zatwierdzającej oraz zachowanie 15-dniowego terminu na złożenie dokumentów w RDF.
Sprawozdanie nie powinno być ani mechanicznym przepisaniem sprawozdania finansowego, ani krótką deklaracją pozbawioną konkretów. Najlepiej, gdy pokazuje związek między wynikami, wydarzeniami, ryzykami i planami spółki. Taka forma spełnia wymogi art. 49 ustawy o rachunkowości i ułatwia odbiorcom ocenę rzeczywistej sytuacji przedsiębiorstwa.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej ani księgowej. W przypadku nietypowej sytuacji spółki, konfliktu w zarządzie lub wątpliwości dotyczących zwolnienia z obowiązku sporządzenia dokumentu należy skonsultować się ze specjalistą.
